Lagerverwaltung in Excel

Die meisten Lager beginnen in Excel, und eine Zeit lang ist das die richtige Entscheidung. Eine Tabelle ist kostenlos, jeder kann sie lesen, und für eine Person mit ein paar hundert Artikeln erfüllt sie ihren Zweck. Die Probleme kommen nicht allmählich; sie kommen in dem Moment, in dem eine zweite Person den Bestand anfasst, oder in dem Moment, in dem Bestand an mehr als einer Stelle liegt. Zu wissen, welchen dieser Punkte Sie erreicht haben, ist nützlicher als eine allgemeine Argumentation über Software.

Wo Excel wirklich genügt

Excel ist in Ordnung, wenn eine Person die Datei pflegt, der Bestand an einem Ort liegt und niemand die Zahl braucht, während er nicht am Schreibtisch sitzt. Unter diesen Bedingungen lässt sich eine Tabelle schneller ändern als jede Anwendung, kostet nichts und lässt sich für jede aufkommende Frage umbauen. Trifft das auf Sie zu, gibt es keinen Grund zu wechseln, und der Rest dieser Seite ist nicht dringend.

Die vier Punkte, an denen es scheitert

Eine zweite Person beginnt zu buchen

Eine Tabelle hat eine Kopie und einen Bearbeiter zur Zeit. Arbeiten zwei Kollegen in derselben Datei, überschreibt einer den anderen, und keiner merkt es, bis eine Zahl Tage später falsch aussieht. Geteilte Cloud-Versionen verringern die Kollision, nicht aber das zugrunde liegende Problem: Es gibt keine Aufzeichnung, wer was geändert hat, also lässt sich eine falsche Zahl nicht auf eine Ursache zurückführen.

Bestand liegt an mehr als einer Stelle

Eine Tabelle führt eine Menge je Produkt. Sobald dasselbe Produkt in zwei Regalen liegt, beantwortet diese Menge nicht mehr die Frage, die ein Kommissionierer tatsächlich hat, nämlich wo. Man beginnt, Lagerplatzspalten hinzuzufügen, dann ein zweites Blatt je Platz, und die Datei läuft mit sich selbst aus dem Takt, weil nichts erzwingt, dass beide Ansichten übereinstimmen.

Die Zahl wird auf der Fläche gebraucht

Eine Erfassung am Schreibtisch geschieht immer später als die Bewegung, die sie beschreibt. Zettel werden tagsüber gesammelt und danach eingetippt, also stimmt die Datei den größten Teil des Arbeitstages nicht, und genau dann verlassen sich die Leute darauf. Diese Lücke führt dazu, dass einem Kunden Ware zugesagt wird, die das Haus längst verlassen hat.

Niemand kann nachvollziehen, was passiert ist

Fällt eine Zählung zu niedrig aus, liefert eine Tabelle Ihnen eine Zahl und sonst nichts. Es gibt keine Historie von Eingängen, Sendungen und Umlagerungen, die man zurückverfolgen könnte, also wird die Differenz abgeschrieben und die Ursache wiederholt sich. An diesem Punkt hören die meisten Betriebe auf, den eigenen Zahlen zu trauen, und das ist teurer als die Differenz selbst.

Was die Lücke tatsächlich kostet

Die Kosten einer falschen Bestandszahl liegen selten im Bestand. Sie liegen im Kommissionierer, der vor ein leeres Regal läuft und dann das Lager absucht, im Auftrag, der einen Tag später rausgeht, weil ein Fehlbestand erst beim Kommissionieren auffiel, im Einkauf von etwas, das bereits im Haus lag, und in der Jahresinventur, die den Betrieb einen Tag lahmlegt. Nichts davon erscheint als Zeile in Ihrer Buchhaltung, und genau deshalb wird das Problem meist weit über den Punkt hinaus geduldet, an dem sich die Behebung rechnet.

Wechseln ohne Migrationsprojekt

Der Wechsel verlangt weder den Export Ihrer Tabelle noch das Vorbereiten einer Produktliste. Legen Sie zuerst Ihre Lagerplätze an, einzeln oder als Serie wie A1 bis A10. Erfassen Sie dann, was physisch in den Regalen liegt, als Eingangsbuchungen: Die App legt jedes Produkt an, sobald sie eine Produkt-ID zum ersten Mal sieht, Ihre Produktliste entsteht also, während Sie an den Regalen entlanggehen. Buchen Sie ab da jeden Eingang, jede Sendung und jede Umlagerung, wenn sie passiert. Die meisten Lager arbeiten binnen eines Tages produktiv, weil es nichts zu installieren gibt und vorab keine Daten umgesetzt werden müssen.

Excel dürfen Sie behalten

Die Bestandserfassung aus Excel herauszunehmen heißt nicht, auf Tabellen zu verzichten. Das Premium-Abonnement exportiert Bestand und Transaktionsverlauf, sodass alles, was Sie in Excel für Auswertung, Berichte oder Bestellvorschläge gebaut haben, auf exportierten Daten weiterlaufen kann. Was sich ändert, ist der Ort der Erfassung: auf der Fläche, im Moment der Bewegung, durch denjenigen, der sie ausgeführt hat.

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