Voorraadbeheer in Excel

De meeste magazijnen beginnen in Excel, en dat is een tijdlang de juiste keuze. Een spreadsheet is gratis, iedereen kan er een lezen, en voor één persoon met een paar honderd artikelen doet het gewoon zijn werk. De problemen komen niet geleidelijk; ze komen op het moment dat een tweede persoon aan de voorraad zit, of op het moment dat voorraad op meer dan één plek ligt. Weten welk van die punten u bereikt heeft is nuttiger dan een algemeen betoog over software.

Waar Excel echt volstaat

Excel is prima wanneer één persoon het bestand bijhoudt, de voorraad op één plek ligt, en niemand het getal nodig heeft terwijl hij niet achter een bureau zit. Onder die omstandigheden is een spreadsheet sneller aan te passen dan welke applicatie ook, kost het niets, en is het om te bouwen naar elke vraag die opkomt. Herkent u die situatie, dan is er geen reden om over te stappen en is de rest van deze pagina niet urgent.

De vier punten waarop het stukloopt

Een tweede persoon gaat boeken

Een spreadsheet heeft één kopie en één bewerker tegelijk. Werken twee collega's in hetzelfde bestand, dan overschrijft de een de ander, en geen van beiden merkt het tot een getal er dagen later vreemd uitziet. Gedeelde cloudversies verkleinen de botsing maar niet het onderliggende probleem: er is geen vastlegging van wie wat wijzigde, dus een fout getal is niet te herleiden tot een oorzaak.

Voorraad ligt op meer dan één plek

Een spreadsheet houdt een aantal per product bij. Zodra hetzelfde product op twee stellingen ligt, beantwoordt dat aantal niet meer de vraag die een picker werkelijk heeft, namelijk waar. Mensen gaan locatiekolommen toevoegen, dan een tweede tabblad per locatie, en het bestand raakt uit de pas met zichzelf omdat niets afdwingt dat die twee weergaven kloppen.

Het getal is nodig op de vloer

Registratie achter een bureau gebeurt altijd later dan de beweging die ze beschrijft. Briefjes worden overdag verzameld en naderhand ingetikt, dus het bestand klopt het grootste deel van de werkdag niet, en juist dan vertrouwen mensen erop. Dat gat is wat ertoe leidt dat goederen aan een klant worden toegezegd nadat ze het pand al hebben verlaten.

Niemand kan herleiden wat er gebeurd is

Komt een telling tekort, dan geeft een spreadsheet u een getal en verder niets. Er is geen historie van ontvangsten, zendingen en verplaatsingen om op terug te kijken, dus het verschil wordt afgeboekt en de onderliggende oorzaak herhaalt zich. Dit is het punt waarop de meeste bedrijven hun eigen cijfers niet meer vertrouwen, en dat is duurder dan het verschil zelf.

Wat het gat werkelijk kost

De kosten van een onjuist voorraadgetal zitten zelden in de voorraad. Ze zitten in de picker die naar een leeg schap loopt en daarna het magazijn doorzoekt, in de order die een dag te laat gaat omdat een tekort pas tijdens het picken opviel, in de inkoop van iets dat al in het pand lag, en in de jaarlijkse inventarisatie die de operatie een dag stillegt. Geen daarvan verschijnt als regel in uw boekhouding, en juist daarom wordt het probleem meestal getolereerd tot ver voorbij het punt waarop oplossen zichzelf terugverdient.

Overstappen zonder migratietraject

De overstap vraagt niet om het exporteren van uw spreadsheet of het voorbereiden van een productlijst. Maak eerst uw opslaglocaties aan, los of als reeks zoals A1 tot en met A10. Registreer daarna wat er fysiek in de schappen ligt als inkomende bewegingen: de app maakt elk product aan zodra hij een Product ID voor het eerst ziet, dus uw productlijst bouwt zichzelf op terwijl u langs de stellingen loopt. Boek vanaf dat moment elke ontvangst, zending en verplaatsing op het moment zelf. De meeste magazijnen draaien binnen een dag productief, omdat er niets te installeren valt en er vooraf geen gegevens omgezet hoeven te worden.

U mag Excel houden

Uw voorraadregistratie uit Excel halen betekent niet dat u afscheid neemt van spreadsheets. Het Premium-abonnement exporteert uw voorraad en transactiegeschiedenis, dus alles wat u in Excel heeft gebouwd voor analyse, rapportage of besteladvies kan gewoon doordraaien op geëxporteerde gegevens. Wat verandert is waar de registratie plaatsvindt: op de vloer, op het moment van de beweging, door degene die haar uitvoerde.

Start nu