Gestión de inventario en Excel
Cuándo deja de bastar una hoja de cálculo
La mayoría de los almacenes empiezan en Excel, y durante un tiempo es la decisión correcta. Una hoja de cálculo es gratuita, cualquiera sabe leerla, y para una sola persona con unos cientos de artículos cumple su función. Los problemas no aparecen poco a poco; aparecen en el momento en que una segunda persona toca las existencias, o en el momento en que estas están en más de un sitio. Saber cuál de esos puntos ha alcanzado es más útil que un argumento general sobre software.
Dónde Excel realmente basta
Excel va bien cuando una sola persona mantiene el archivo, las existencias están en un único sitio y nadie necesita la cifra mientras está lejos de un escritorio. En esas condiciones una hoja de cálculo se modifica más rápido que cualquier aplicación, no cuesta nada y se puede rehacer para cualquier pregunta que surja. Si esa es su situación, no hay motivo para cambiar y el resto de esta página no es urgente.
Los cuatro puntos en los que se rompe
Una segunda persona empieza a registrar
Una hoja de cálculo tiene una copia y un editor cada vez. Cuando dos compañeros trabajan en el mismo archivo, uno sobrescribe al otro, y ninguno se da cuenta hasta que una cifra parece rara días después. Las versiones compartidas en la nube reducen la colisión pero no el problema de fondo: no hay registro de quién cambió qué, así que una cifra equivocada no se puede rastrear hasta su causa.
Las existencias están en más de un sitio
Una hoja de cálculo guarda una cantidad por producto. En cuanto el mismo producto está en dos estanterías, esa cantidad deja de responder a la pregunta que realmente tiene un preparador, que es dónde. La gente empieza a añadir columnas de ubicación, luego una segunda hoja por ubicación, y el archivo se desincroniza consigo mismo porque nada obliga a que las dos vistas coincidan.
La cifra se necesita en la nave
Un registro hecho en un escritorio siempre ocurre más tarde que el movimiento que describe. Los albaranes se acumulan durante el día y se teclean después, así que el archivo es incorrecto durante la mayor parte de la jornada, que es justo cuando la gente confía en él. Esa brecha es la que hace que se prometa a un cliente mercancía que ya ha salido del edificio.
Nadie puede reconstruir qué pasó
Cuando un recuento sale corto, una hoja de cálculo le da una cifra y nada más. No hay un historial de recepciones, envíos y traslados que recorrer hacia atrás, así que la diferencia se da por perdida y la causa se repite. Este es el punto en el que la mayoría de las empresas dejan de fiarse de sus propias cifras, lo cual sale más caro que la propia diferencia.
Lo que cuesta realmente esa brecha
El coste de una cifra de existencias incorrecta rara vez está en las existencias. Está en el preparador que camina hasta un estante vacío y después recorre el almacén buscando, en el pedido que sale un día tarde porque la falta se descubrió durante la preparación, en la compra de algo que ya estaba en el edificio, y en el inventario anual que para la operación un día entero. Nada de eso aparece como una línea en su contabilidad, y por eso el problema se suele tolerar mucho más allá del punto en que resolverlo se paga solo.
Cambiar sin un proyecto de migración
El cambio no exige exportar su hoja de cálculo ni preparar una lista de productos. Cree primero sus ubicaciones, una a una o como serie, por ejemplo de la A1 a la A10. Registre después lo que hay físicamente en las estanterías como movimientos de entrada: la aplicación crea cada producto la primera vez que ve un ID de producto, así que su lista de productos se construye sola mientras recorre las estanterías. A partir de ahí, registre cada recepción, envío y traslado en el momento en que ocurre. La mayoría de los almacenes son productivos en un día, porque no hay nada que instalar ni datos que convertir previamente.
Puede quedarse con Excel
Sacar el registro de existencias de Excel no significa renunciar a las hojas de cálculo. El plan Premium exporta su inventario y su historial de transacciones, de modo que todo lo que haya construido en Excel para análisis, informes o propuestas de compra puede seguir funcionando sobre datos exportados. Lo que cambia es dónde ocurre el registro: en la nave, en el momento del movimiento, por quien lo ha realizado.