¿Qué es un SGA?

Un sistema de gestión de almacenes, abreviado normalmente como SGA y como WMS en inglés, es software que registra qué hay en un almacén, dónde está guardado cada artículo y cada movimiento de entrada y salida. Responde de forma continua a dos preguntas: qué tenemos y dónde está. Todo lo demás que hace un SGA se construye sobre esas dos respuestas.

Qué hace realmente un SGA

Un SGA cubre el flujo de mercancía desde que entra hasta que sale. En la recepción registra qué ha llegado y a qué ubicación ha ido. Mientras la mercancía está en el almacén mantiene al día la existencia por producto y por ubicación, y registra los traslados cuando los artículos cambian de sitio. En la expedición da salida a la mercancía y reduce las existencias en tiempo real. Alrededor de ese núcleo mantiene un historial de transacciones: quién registró qué, cuándo y dónde, que es lo que convierte una cifra en pantalla en algo auditable.

Un SGA no es un ERP, ni un campo de stock en su tienda online

Los tres se confunden con frecuencia. Un ERP lleva su administración: pedidos, facturas, compras, contabilidad. Normalmente sabe cuántas unidades posee de un artículo, pero no dónde está ninguna de ellas. Una tienda online o un programa de contabilidad lleva un contador de existencias por producto, suficiente para evitar la sobreventa pero que no le dice nada a un preparador. Un SGA es la capa que conoce la posición: este producto está en la estantería A-03-2, aquel se reparte entre dos ubicaciones, y este movimiento lo registró esta persona en este momento. Muchas empresas usan ambos: el ERP lleva la parte comercial y el SGA la nave.

Cuándo necesita uno

No necesita un SGA para tener existencias. Lo necesita cuando la gente empieza a caminar al sitio equivocado. Las señales son reconocibles: los preparadores buscan artículos que según el sistema están en stock, dos compañeros no pueden actualizar el mismo resumen a la vez, nadie puede reconstruir dónde acabó una entrega, o hacer inventario implica cerrar el almacén un día. En cuanto más de una persona toca las existencias, o estas están en más de un puñado de sitios, una hoja de cálculo deja de poder seguir el ritmo.

En qué fijarse

Elija un sistema que encaje con cómo funciona realmente su almacén, no con una lista de funciones. Compruebe que registra los movimientos en el momento en que ocurren, en el dispositivo que la persona ya tiene en la mano, porque un sistema que obliga a volver a un escritorio no se usa. Compruebe que registra ubicaciones y no solo totales, que varios dispositivos pueden trabajar a la vez sobre las mismas existencias, y que cada movimiento acaba en un historial consultable. El escaneo de códigos de barras empieza a contar en cuanto los nombres de producto son largos o parecidos. Contar y corregir es lo que mantiene fiables las cifras con el tiempo, así que asegúrese de que está presente y no como un añadido.

Inventory Management como SGA

Inventory Management es un sistema de gestión de almacenes pensado para empresas que se han quedado pequeñas con una hoja de cálculo pero no quieren un proyecto de implantación. Funciona en Android, en el navegador y como aplicación web en iPhone y iPad, de modo que un equipo puede empezar con los móviles que ya lleva encima. Registra entradas, salidas y traslados contra ubicaciones, mantiene un historial de transacciones consultable, y añade recuento, reposición y análisis en el plan Premium. Hay un mes gratuito para probarlo y no hay ningún servidor que instalar.

Empezar ahora

Preguntas frecuentes

¿Qué significa SGA?

SGA significa sistema de gestión de almacenes, en inglés WMS: software que registra qué hay en un almacén, dónde está guardado y cada movimiento de entrada y salida.

¿Cuál es la diferencia entre un SGA y un ERP?

Un ERP lleva la administración y normalmente sabe cuántas unidades posee de un artículo. Un SGA sabe dónde está guardado cada artículo y registra cada movimiento contra una ubicación. Muchas empresas usan ambos.

¿Necesito lectores de códigos de barras para un SGA?

No. Escanear acelera el registro y reduce los errores de tecleo, pero un SGA que funciona en móviles corrientes puede usar la cámara del dispositivo para escanear, así que no hace falta hardware específico para empezar.