Elegir una aplicación de inventario para una pequeña empresa
En qué fijarse, qué ignorar y cuándo es mejor seguir con la hoja de cálculo
Una pequeña empresa necesita una aplicación de stock que una persona pueda configurar en una tarde, que funcione en los móviles que el equipo ya tiene y que registre dónde están las cosas y no solo cuántas hay. Todo lo que exija un servidor, un consultor o un día de formación está pensado para una empresa mayor.
¿Cuándo necesita una pequeña empresa una aplicación de inventario?
El momento a vigilar no es una cantidad de productos, es un relevo. Mientras una sola persona lo coloca todo y lo saca todo, esa persona es el sistema, y una hoja de cálculo lo refleja bien. El día en que un compañero, un temporal o un conductor también toca el stock, el conocimiento deja de estar en una cabeza y nada lo registra. Ahí empieza la búsqueda. Si ya andas buscando cosas que sabes que compraste, ese punto quedó atrás hace tiempo.
Cinco puntos que conviene comprobar
La mayoría de aplicaciones de stock parecen iguales en una lista de funciones. En estos cinco puntos sí se diferencian para una empresa pequeña.
- Una puesta en marcha que puedas terminar tú — Si el primer paso es una llamada con un comercial técnico, el producto está construido y tarificado para una empresa con presupuesto de proyecto. Deberías poder registrarte, crear unas ubicaciones y meter tu primera entrada sin hablar con nadie.
- Funciona en los dispositivos que ya tienes — Comprar hardware de escaneo antes de saber si el software encaja es la forma más común de tirar dinero en esto. La cámara de un móvil escanea lo bastante bien para averiguarlo, y los escáneres dedicados pueden llegar después si el volumen lo justifica.
- Ubicaciones, no solo cantidades — Una aplicación que solo cuenta es una hoja de cálculo con contraseña. El valor empieza cuando puede decir dónde está algo, porque esa es la pregunta que te cuesta tiempo en la planta.
- Un historial que puedas repasar — Cuando una cifra resulta estar mal, la pregunta útil es qué pasó, no cuál es el número ahora. Comprueba que cada movimiento se guarda con quién, cuándo y dónde, y que puedes leerlo después.
- Un precio que no castigue crecer — Vigila los límites de movimientos o de productos que convierten un plan barato en uno caro una vez que ya está implantado. Pagar por dispositivo con movimientos ilimitados es más previsible que pagar por movimiento.
¿Cuánto debería costar una aplicación de inventario?
Para una pequeña empresa, el software de stock es una decisión de decenas de euros al mes, no de miles al año. Si un presupuesto incluye costes de implantación, niveles de licencia y una permanencia mínima, te están vendiendo un sistema para una empresa varias tallas mayor. La prueba útil: ¿puedes dejar de pagar el mes que viene sin perder nada más que la suscripción?
¿Cuándo es mejor no comprar ninguna?
Si tu stock son unos pocos artículos en un armario, si nada vale demasiado, o si serías la única persona que abriría la aplicación, una hoja de cálculo es de verdad la mejor herramienta y no cuesta nada. El software ayuda cuando varias personas necesitan la misma respuesta a la vez. Comprarlo antes de eso sobre todo añade una contraseña a un problema que no tenías.
Cómo puntúa esta aplicación en esos cinco puntos
Inventory Management está hecha exactamente para este tamaño de empresa. Te registras tú, funciona en los móviles que ya llevas encima, todo se registra contra una ubicación, cada movimiento conserva su historial, y pagas por dispositivo con movimientos ilimitados. El primer mes es gratis y no hay nada que instalar.
Los datos, en resumen
- Funciona en móviles y tabletas Android, en escáneres de códigos de barras Android, en un navegador de escritorio y en iPhone y iPad como aplicación web.
- La aplicación y este sitio web están disponibles en cuatro idiomas: inglés, neerlandés, alemán y español.
- Cada movimiento de stock se guarda con cinco datos: el producto, la ubicación, la cantidad, el momento y el dispositivo que lo registró.
- El plan Premium incluye 17 análisis integrados, desde el valor del stock y el grado de ocupación hasta el stock inmovilizado y las horas de más actividad.
- Basic cuesta 12,50 euros por dispositivo al mes o 134,99 euros al año. Premium cuesta 25,00 euros al mes o 274,99 euros al año.
- Todos los planes empiezan con un mes gratis. No hace falta tarjeta de crédito para empezar.
Verificado en la aplicación el
Preguntas frecuentes
¿Con cuántos productos deja de servir una hoja de cálculo?
No hay una cifra útil. Hay empresas que llevan miles de artículos en una hoja sin problemas con una sola persona, y que se atascan con doscientos en cuanto tres personas los tocan. Cuenta las manos, no las filas.
¿Necesito escáneres de códigos de barras para empezar?
No. La cámara de un móvil corriente lee los códigos de barras impresos en el embalaje, que es lo que escanean casi todos los almacenes pequeños. Los escáneres dedicados son más rápidos y aguantan las caídas, así que tienen sentido cuando se escanea todo el día.
¿Puedo seguir usando también mi programa de contabilidad?
Sí, y es lo que hacen la mayoría. La aplicación de stock registra dónde están las cosas y qué se ha movido; el programa de contabilidad lleva la parte del dinero. Responden a preguntas distintas y no tienen que estar conectados para que ambos sirvan.
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