Ersatzteillager in der Werkstatt
Welche Teile da sind, wo sie liegen und was verbraucht wurde, ganz ohne Lagerist
Eine Werkstatt führt ihr Ersatzteillager in der Inventory Management-App, indem jedes Regalfach und jede Kiste ein Lagerplatz wird, der Barcode oder die Teilenummer auf der Verpackung als Produkt-ID dient und ein Teil per Handy-Scan ausgebucht wird, sobald ein Mechaniker es für einen Auftrag nimmt. Der Bestand je Fach ist dann auf jedem Gerät aktuell.
Warum der Teilebestand in der Werkstatt nie stimmt
In den meisten Werkstätten ist das Teilelager eine Wand aus Regalen und Kisten, aus der jeder nimmt und in der niemand etwas notiert. Ein Mechaniker greift mitten im Auftrag nach einem Filter oder einem Lager, und die Bestandsliste wird am Ende der Woche aus dem Gedächtnis nachgetragen. Das Ergebnis kennen Sie: Ein Teil, das laut Liste da ist, ist weg, eine Eilbestellung geht raus für etwas, das in einer anderen Kiste lag, und selten gebrauchte Teile verstauben jahrelang, weil niemand mehr weiß, dass es sie gibt. Das eigentliche Problem: Entnehmen und Erfassen passieren zu zwei verschiedenen Zeitpunkten.
So funktioniert es in der App
Die Inventory Management-App macht aus Entnehmen und Erfassen einen einzigen Moment. Jedes Regalfach, jede Kiste und jede Schublade wird ein Lagerplatz mit dem Code, der auf seinem Etikett steht. Jedes Teil hat eine Produkt-ID, meist den Barcode oder die Teilenummer, die schon auf der Verpackung des Lieferanten steht, sodass die Handykamera sie ohne Tippen lesen kann. Nimmt ein Mechaniker eines heraus, tippt er auf Ausgang, scannt das Teil und gibt die Menge ein. Jede Bewegung wird mit Produkt, Lagerplatz, Menge, Zeitpunkt und Gerät gespeichert. Eine falsche Zahl lässt sich so zurückverfolgen, statt sie zu erraten. Mit Premium zeigen Nachschub und die Auswertungen, etwa zu Ladenhütern, welche Teile Aufmerksamkeit brauchen.
Das Teilelager einrichten
In einer typischen Werkstatt dauert das einen Nachmittag.
- Regale und Fächer nummerieren — Legen Sie für jedes Regalfach oder jede Kiste einen Lagerplatz an, zum Beispiel R1-01 bis R1-20. Mit „Serie anlegen“ im Bildschirm „Lagerplätze“ entsteht eine ganze nummerierte Reihe in einem Schritt.
- Vorhandene Teilenummern nutzen — Trägt ein Teil einen Barcode des Lieferanten, ist dieser Barcode die Produkt-ID. Hat es keinen, nehmen Sie die Teilenummer des Herstellers. Geben Sie jedem Teil nur eine ID, sonst verteilt sich der Bestand auf zwei Zeilen, die nie zusammenpassen.
- Den aktuellen Bestand einbuchen — Scannen Sie jedes Teil auf seinem Lagerplatz ein. Einen Import per Knopfdruck gibt es nicht: Ein Produkt wird beim ersten Einscannen angelegt, sodass diese erste Runde Ihre Teileliste nebenbei aufbaut.
- Teile bei der Entnahme ausbuchen — Vereinbaren Sie, dass niemand ein Teil nimmt, ohne es auszuscannen. Mit einem Handy in der Tasche dauert das Sekunden. Die App braucht eine Internetverbindung, prüfen Sie also den Empfang im Teilelager.
- Jede Woche ein paar Fächer zählen — Zählen Sie mit Premium immer nur eine Handvoll Fächer statt einmal im Jahr das ganze Lager. Beginnen Sie mit den meistgenutzten Teilen, denn dort entstehen Differenzen zuerst.
Was es eine Werkstatt kostet
Sie zahlen pro Gerät, nicht pro Benutzer, und in Basis und Premium sind Transaktionen unbegrenzt. Nehmen wir eine Werkstatt, in der sich die Mechaniker ein Tablet an der Teilewand teilen und der Inhaber den Browser am Büro-PC nutzt: Das sind zwei Geräte. Mit Basis kostet das 2 x 12,50 = 25,00 Euro pro Monat oder 2 x 134,99 = 269,98 Euro pro Jahr. Mit Premium, das Zählen, Nachschub, das Scannen von Lagerplatz-Barcodes, Bestandsexport und die 17 Auswertungen hinzufügt, sind es 50,00 Euro pro Monat oder 549,98 Euro pro Jahr. Eine sehr kleine Werkstatt, die weniger als 100 Bewegungen im Monat bucht, kann im kostenlosen Tarif bleiben, mit beliebig vielen Geräten.
Wann es nicht passt
Die Inventory Management-App erfasst Bestandsbewegungen: was hereinkam, was hinausging, was umgelagert wurde und was in jedem Fach liegt. Sie erstellt keine Bestellungen, verschickt keine Rechnungen und plant keine Reparaturaufträge, und sie verknüpft Teile nicht mit einem Werkstattauftrag oder dem Fahrzeug eines Kunden. Sie führt den Bestand, nicht die Auftragsverwaltung. Sollen verbrauchte Teile automatisch auf der Kundenrechnung erscheinen, brauchen Sie eine Werkstattsoftware, und diese App läuft daneben. Und für eine Handvoll Teile in einem Schrank reicht ehrlich gesagt eine Liste an der Wand.
Die Fakten, kurz gefasst
- Läuft auf Android-Smartphones und -Tablets, auf Android-Barcodescannern, im Desktop-Browser sowie auf iPhone und iPad als Web-App.
- Die App und diese Website gibt es in vier Sprachen: Englisch, Niederländisch, Deutsch und Spanisch.
- Jede Bestandsbewegung wird mit fünf Angaben gespeichert: Artikel, Lagerplatz, Menge, Zeitpunkt und das Gerät, das sie erfasst hat.
- Der Premium-Tarif enthält 17 eingebaute Auswertungen, vom Bestandswert und Füllgrad bis zu Ladenhütern und den geschäftigsten Stunden.
- Es gibt einen kostenlosen Tarif mit 100 Transaktionen pro Monat. Basis kostet 12,50 Euro pro Gerät und Monat oder 134,99 Euro pro Jahr. Premium kostet 25,00 Euro pro Monat oder 274,99 Euro pro Jahr.
- Jeder Tarif beginnt mit einem kostenlosen Monat. Für den Start ist keine Kreditkarte nötig.
- Die App wird auf europäischen Servern bei Scaleway gehostet. Bestandsdaten lassen sich im Premium-Tarif als CSV-Datei exportieren.
In der App geprüft am
Häufige Fragen
Kann ich die Teilenummern meines Lieferanten verwenden?
Ja. Die Produkt-ID kann jeder eindeutige Code sein, also funktionieren ein Lieferanten-Barcode, eine Herstellerteilenummer oder Ihre eigene Artikelnummer. Beim Scannen muss die Produkt-ID genau dem Inhalt des Barcodes entsprechen, eine von Hand getippte ID mit Leerzeichen passt also nicht.
Wie sehe ich, welche Teile nicht gebraucht werden?
Der Premium-Tarif enthält 17 Auswertungen, darunter Ladenhüter sowie Schnell- und Langsamdreher. Sie zeigen, welche Teile sich lange nicht bewegt haben. So wissen Sie, was Sie nicht mehr nachbestellen müssen.
Brauchen Mechaniker einen Barcodescanner?
Nein. Die Kamera eines gewöhnlichen Smartphones liest die EAN-, UPC- und Code-128-Barcodes auf Teileverpackungen. Ein robuster Android-Scanner lohnt sich erst, wenn jemand den größten Teil des Tages scannt, und darauf läuft dieselbe App mit demselben Bestand.
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