Onderdelenvoorraad in de werkplaats

Een werkplaats beheert zijn onderdelenvoorraad in de Inventory Management-app door elk schap of elke bak als opslaglocatie te gebruiken, de barcode of het onderdeelnummer op de verpakking als product ID te nemen en een onderdeel met een telefoonscan uit te boeken zodra een monteur het voor een klus pakt. De voorraad per bak is dan op elk apparaat actueel.

Waarom de onderdelenvoorraad in een werkplaats misloopt

In de meeste werkplaatsen is het onderdelenmagazijn een wand met schappen en bakken waar iedereen uit pakt en niemand iets van noteert. Een monteur pakt midden in een klus een filter of een lager, en de voorraadlijst wordt aan het eind van de week uit het hoofd bijgewerkt. Het resultaat ken je: een onderdeel dat volgens de lijst op voorraad is, blijkt op te zijn, er gaat een spoedbestelling de deur uit voor iets dat in een andere bak lag, en onderdelen die weinig gebruikt worden, liggen jaren stof te vangen omdat niemand meer weet dat ze er zijn. Het eigenlijke probleem is dat pakken en registreren op twee verschillende momenten gebeuren.

Hoe het werkt in de app

De Inventory Management-app maakt van pakken en registreren één moment. Elk schap, elke bak of lade wordt een opslaglocatie met de code die op het etiket staat. Elk onderdeel heeft een product ID, meestal de barcode of het onderdeelnummer dat al op de verpakking van de leverancier staat, zodat de telefooncamera het kan lezen zonder dat je hoeft te typen. Pakt een monteur er een, dan drukt hij op Uit, scant het onderdeel en vult het aantal in. Elke beweging wordt opgeslagen met het product, de locatie, het aantal, het moment en het apparaat, dus een verkeerd getal is terug te herleiden in plaats van te raden. Met Premium laten aanvulling en de analyses, waaronder stilstaande voorraad, zien welke onderdelen aandacht nodig hebben.

Het onderdelenmagazijn inrichten

Voor een gemiddelde werkplaats kost dit een middag.

• Nummer je schappen en bakken — Maak een locatie aan voor elk schap of elke bak, bijvoorbeeld R1-01 tot en met R1-20. Met "Reeks aanmaken" op het scherm Locaties maak je een hele genummerde reeks in één stap.
• Gebruik het onderdeelnummer dat er al is — Heeft een onderdeel een barcode van de leverancier, dan is die barcode het product ID. Heeft het er geen, gebruik dan het onderdeelnummer van de fabrikant. Geef elk onderdeel maar één ID, anders raakt de voorraad verdeeld over twee regels die nooit optellen.
• Boek in wat er op de schappen ligt — Scan elk onderdeel in op zijn locatie. Er is geen import met één klik: een product wordt aangemaakt zodra het voor het eerst wordt ingescand, dus deze eerste ronde bouwt je onderdelenlijst gaandeweg op.
• Boek onderdelen uit op het moment dat ze gepakt worden — Spreek af dat niemand een onderdeel pakt zonder het uit te scannen. Met een telefoon op zak kost dat seconden. De app heeft een internetverbinding nodig, dus controleer het bereik in het magazijn.
• Tel elke week een paar bakken — Tel met Premium telkens een handvol bakken in plaats van eens per jaar het hele magazijn. Begin met de onderdelen die het meest gebruikt worden, want daar ontstaan verschillen het eerst.

Wat het kost voor een werkplaats

Je betaalt per apparaat, niet per gebruiker, en met Basis en Premium zijn transacties onbeperkt. Neem een werkplaats waar de monteurs één tablet bij de onderdelenwand delen en de eigenaar de browser op de kantoor-pc gebruikt: dat zijn twee apparaten. Met Basis kost dat 2 x 12,50 = 25,00 euro per maand, of 2 x 134,99 = 269,98 euro per jaar. Met Premium, dat tellen, aanvulling, het scannen van locatiebarcodes, voorraadexport en de 17 analyses toevoegt, is het 50,00 euro per maand of 549,98 euro per jaar. Een heel kleine werkplaats die minder dan 100 bewegingen per maand boekt, kan op het gratis abonnement blijven, met onbeperkt aantal apparaten.

Wanneer het niet past

De Inventory Management-app registreert voorraadbewegingen: wat er binnenkwam, wat eruit ging, wat verplaatst is en wat er op elk schap ligt. Hij maakt geen inkooporders, verstuurt geen facturen en plant geen reparaties, en hij koppelt onderdelen niet aan een werkorder of aan de auto van een klant. Hij doet voorraad, geen werkplaatsplanning. Wil je dat gebruikte onderdelen automatisch op de factuur van de klant komen, dan heb je werkplaatssoftware nodig, en draait deze app daarnaast. En voor een handvol onderdelen in één kast is een lijst aan de muur eerlijk gezegd genoeg.

Start nu

Veelgestelde vragen

Kan ik de onderdeelnummers van mijn leverancier gebruiken?

Ja. Het product ID kan elke unieke code zijn, dus een barcode van de leverancier, een onderdeelnummer van de fabrikant of je eigen artikelnummer werken allemaal. Bij scannen moet het product ID precies overeenkomen met de inhoud van de barcode, dus een met de hand getypt ID met een extra spatie matcht niet.

Hoe zie ik welke onderdelen niet gebruikt worden?

Het Premium-abonnement bevat 17 analyses, waaronder stilstaande voorraad en snel- en langzaamlopers. Die laten zien welke onderdelen al lang niet bewogen hebben, zodat je weet wat je niet meer hoeft na te bestellen.

Hebben monteurs een barcodescanner nodig?

Nee. De camera van een gewone telefoon leest de EAN-, UPC- en Code 128-barcodes op de verpakking van onderdelen. Een robuuste Android-scanner wordt pas logisch als iemand het grootste deel van de dag scant, en die draait dezelfde app op dezelfde voorraad.

Geschreven door F. Woutersen, Oprichter en ontwikkelaar, Industrial IT

Laatst bijgewerkt 27 september 2026