Voorraadbeheer voor winkel en magazijn
Weet wat er achter ligt, wat er in de winkel staat en wat elk filiaal heeft
Een winkel beheert zijn magazijn met de Inventory Management-app door het magazijn en de winkelvloer als aparte opslaglocaties aan te maken, leveringen van leveranciers in het magazijn te boeken en een verplaatsing te registreren zodra er voorraad naar de schappen gaat. Het voorraadoverzicht laat daarna per product zien hoeveel er achter ligt en hoeveel er voorin staat, op elke telefoon in de winkel.
Waarom het magazijn uit beeld raakt
In de meeste winkels weet de kassa wat er verkocht is, maar weet niemand precies wat er achter nog ligt. De enige manier om het te controleren is naar het magazijn lopen en kijken. Die wandeling gebeurt meestal terwijl er een klant staat te wachten. Wordt het artikel niet snel gevonden, dan hoort de klant dat het uitverkocht is, en een week later vindt iemand een volle doos achter de deur. Met meer dan één filiaal wordt de vraag lastiger: ligt het hier achter, of in de andere winkel?
Zo werkt het in de app
Elke plek waar voorraad kan liggen wordt een opslaglocatie: de schappen in het magazijn, de winkelvloer en, als je filialen hebt, dezelfde set per filiaal. Een levering van een leverancier boek je met In, op een magazijnlocatie. Vult iemand de schappen in de winkel aan, dan boekt hij een verplaatsing van de magazijnlocatie naar de winkellocatie; het totaal blijft gelijk, alleen de plek verandert. Voordat een medewerker tegen een klant zegt dat iets uitverkocht is, zoekt hij het product op in het voorraadoverzicht, door de barcode te scannen of een deel van de naam te typen, en ziet hij per locatie hoeveel er nog is en waar.
In vijf stappen ingericht
Een winkel kan dit zelf doen, zonder eerst een productlijst voor te bereiden.
- Maak je locaties aan — Maak één locatie per schap in het magazijn en één voor de winkelvloer, bijvoorbeeld met Reeks aanmaken voor schap 1 tot en met 10. Geef elk filiaal een eigen voorvoegsel, zodat een locatiecode altijd laat zien bij welke winkel hij hoort.
- Boek in wat er al ligt — Loop de schappen in het magazijn langs en boek per schap in wat er ligt met In. De app maakt elk product aan zodra hij de Product ID voor het eerst ziet, dus de productlijst bouwt zichzelf op.
- Boek leveringen in het magazijn — Komt er een levering binnen, scan dan de barcodes op de verpakking met de camera van een telefoon en boek de goederen op het magazijnschap waar ze worden opgeborgen.
- Verplaats voorraad naar de winkel — Elke keer dat de schappen in de winkel worden aangevuld, boek je een verplaatsing van de magazijnlocatie naar de winkellocatie. Producten verplaatsen hoort bij het Basis-abonnement.
- Tel per locatie — Met Premium tel je één schap of de winkelvloer in plaats van de hele winkel, en corrigeer je ter plekke wat je vindt. Premium voegt ook aanvullen toe, om de winkelvloer vanuit het magazijn bij te vullen voordat die leeg raakt.
Wat kost het voor een winkel?
Je betaalt per apparaat, niet per gebruiker of per filiaal. Een rekenvoorbeeld: twee winkels met elk één telefoon op Basis kosten 2 x 12,50 = 25,00 euro per maand, of 2 x 134,99 = 269,98 euro per jaar. Willen beide winkels ook tellen en aanvullen, dan kosten twee apparaten op Premium 2 x 25,00 = 50,00 euro per maand, of 549,98 euro per jaar. In het gratis abonnement, met 100 transacties per maand, zit verplaatsen niet. Een winkel die magazijn en winkelvloer apart bijhoudt, heeft dus Basis nodig. Elk abonnement begint met een gratis maand, zonder creditcard.
Wanneer het niet past
De Inventory Management-app is geen kassasysteem. Verkopen aan de kassa worden niet automatisch van de voorraad afgeboekt. De app legt de voorraadbewegingen vast die je er zelf in registreert: leveringen, verplaatsingen en uitgeboekte goederen. Dat past bij winkels waar het magazijn het echte probleem is en de winkelvloer als één locatie kan gelden die regelmatig geteld wordt. Moet elke verkoop vanzelf de voorraad verlagen, dan heb je een kassasysteem met ingebouwd voorraadbeheer nodig. De app heeft ook een internetverbinding nodig, dus een magazijn zonder wifi of mobiel bereik werkt niet.
De feiten, kort
- Draait op Android-telefoons en tablets, op Android-barcodescanners, in een browser op de pc, en op iPhone en iPad als webapp.
- De app en deze website zijn beschikbaar in vier talen: Engels, Nederlands, Duits en Spaans.
- Elke voorraadmutatie wordt vastgelegd met vijf gegevens: het product, de opslaglocatie, het aantal, het moment en het apparaat dat hem registreerde.
- Het Premium-abonnement bevat 17 ingebouwde analyses, van voorraadwaarde en vullingsgraad tot stilstaande voorraad en drukste uren.
- Er is een gratis variant met 100 transacties per maand. Basis kost 12,50 euro per apparaat per maand of 134,99 euro per jaar. Premium kost 25,00 euro per maand of 274,99 euro per jaar.
- Elk abonnement begint met een gratis maand. Je hebt geen creditcard nodig om te starten.
- De app wordt gehost op Europese servers bij Scaleway. Voorraadgegevens zijn in het Premium-plan te exporteren als CSV-bestand.
Gecontroleerd in de app op
Veelgestelde vragen
Kan ik de voorraad van een ander filiaal zien?
Ja, als beide filialen in hetzelfde bedrijfsaccount werken. Elk filiaal is een eigen set locaties, en elk apparaat op het account werkt met dezelfde actuele voorraad. Een medewerker in de ene winkel kan dus een product opzoeken en zien hoeveel er in het magazijn van de andere winkel ligt. Voorraad naar het andere filiaal sturen boek je als verplaatsing tussen hun locaties.
Verlagen verkopen aan de kassa automatisch de voorraad?
Nee. De app is niet gekoppeld aan een kassa. Goederen die de winkel verlaten boek je met Uit in de app, of je corrigeert ze wanneer je de winkelvloer telt, wat bij Premium hoort.
Welke apparaten heeft het winkelpersoneel nodig?
Een gewone Android-telefoon is genoeg om te beginnen, want de camera leest de barcodes op verpakkingen. De app draait ook op Android-tablets en barcodescanners, in een browser op de computer en als webapp op iPhone en iPad, allemaal met dezelfde voorraad.
Laatst bijgewerkt